UT CSSA - University of Texas at Austin: Chinese Students and Scholars Association 德州大学奥斯汀中国学生学者联谊会/学生会

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UTCSSA新生接机管理条例

2010-12-14 23:52| 发布者: Lovid| 查看: 11073| 评论: 0

摘要: UTCSSA Newcomers Pick-up Regulation
UTCSSA新生接机管理条例
(2009年6月1日由德州大学奥斯汀分校中国学生学者联谊会执行委员会发布,即日起生效。)

本条例包含以下内容:
1 总则
2 管理须知——需要接机的新生篇
3 管理须知——接机志愿者篇
4 管理须知——接机Coordinator篇
5 隐私条款
6 权力与免责

1 总则

1.1 为了做好新生接机服务工作,UTCSSA下属的新生工作组负责承担新生接机的安排工作,并制定此条例对该专项工作进行管理。
1.2 新生工作组负责承担收集新生航班信息,联系接机志愿者并统筹安排待接机新生与接机志愿者之间的联络工作。
1.3 接机服务由注册并通过审核的接机志愿者提供,UTCSSA本身无接机义务,仅作为第三方承担联络新生和接机志愿者的工作。
1.4 接机服务为志愿者行为,请求接机的新生、接机志愿者或UTCSSA中的任何一方不得以任何理由要求另一方承诺或承担与接机无关的事宜。

2 管理须知——需要接机的新生篇

2.1 建议新生优先联系自己的朋友、同学、师兄师姐、研究组成员给予接机帮助,UTCSSA志愿者提供的接机能力有限,将尽量优先考虑难以寻求到帮助的同学。
2.2 无法自行联系到接机志愿者的新生可申请UTCSSA提供的志愿者接机服务。请于赴美航班起飞前14天之前,在UTCSSA官方网站(www.utcssa.net)的新生页面填写《新生接机登记表》。在赴美航班起飞前14天以内提交的《新生接机登记表》信息的新生,UTCSSA仍将尽力寻找接机志愿者,但找到接机志愿者的几率将大大降低;对在赴美航班起飞前7天以内提交的《新生接机登记表》信息,UTCSSA只会尝试性为其寻找接机志愿者。
2.3 UTCSSA不保证为每一位填写接机要求的新生找到接机志愿者。UTCSSA有权在申请提交太晚等情况下拒绝提供联络志愿者的服务。 
2.4 请新生如实填写《新生接机登记表》,带有(*)部分为必填信息,其余信息也建议尽量填写。信息越多越容易得到接机志愿者的接机帮助。新生有责任复核填写的接机信息以确保其正确性,如发现自己提供的信息有误需要修改,请务必及时通知接机Coordinator(ut.newcomer@gmail.com)修改或更新你的信息。如因提供的信息错误而造成贻误接机,UTCSSA和接机志愿者不承担任何责任。
2.5 建议找好临时住处再填写接机登记表。接机志愿者无义务提供临时住处。如果新生在抵达Austin时,因无确定的临时住处而要求志愿者提供其住处,接机志愿者有权利即刻终止接机服务。
2.6 UTCSSA鼓励新生在填写接机申请表后继续自行寻找其他接机帮助,在找到其他接机帮助后及时撤销UTCSSA的接机申请,以免造成资源浪费,从而将帮助留给更需要接机的新生同窗。
2.7 请尽量安排飞机抵达在工作时间以外的时间:即周一至周五晚上7点之后及周末两天。该时间段抵达将大大增加新生得到接机帮助的机会。
2.8 除联系方式外,《新生接机登记表》中的其他信息将公开在UTCSSA论坛以供接机志愿者浏览。一旦确定了为该新生提供接机服务的志愿者,该新生的联系信息将被提供给该接机志愿者。
2.9 接机Coordinator一般每个星期向志愿者发送一次最新登记的接机请求名单。如某新生在出发前10天时尚未有志愿者提供接机,则Coordinator将向所有志愿者重发该新生的接机请求,并主动为其寻找接机人。如新生在出发前7天时尚未收到接机Coordinator的接机安排,请发信至 ut.newcomer@gmail.com 咨询情况。
2.10 新生在获得指定的接机志愿者信息后应主动与接机志愿者联系,接机计划若无改变,UTCSSA将不再对新生与指定的接机志愿者之间的联络负责。如果新生与接机志愿者之间在7天内无法取得联系,或发生其他紧急状况,请主动与接机Coordinator联系说明情况(ut.newcomer@gmail.com),接机Coordinator将协助进行联络或做其他安排。
2.11 新生在赴美行程中,如抵达Austin的航班班次或时间发生变化,请务必在第一时间电话通知接机志愿者。如未能直接联系上接机志愿者请给其电话留言,并联系接机Coordinator告知航班变化情况。如因新生未做变更通知而影响接机,UTCSSA和接机志愿者有权中止为其提供接机服务。
2.12 如果同时抵达的新生为多人团体,每一位新生都需分别填写《新生接机登记表》,并在登记表中确认免责协议。夫妻两人或家庭同机抵达的可只登记一次,但需要在备注项里说明几人同时抵达,共有几个托运行李箱。
2.13 UTCSSA为非盈利性学生志愿者社团,无法为接机志愿者提供经费报销。接机志愿者在接机过程中会花费机场停车费和汽油费,建议新生视志愿者住处远近和自己临时住处的远近向接机志愿者支付一定额度的补偿费用(通常为$5~15,特殊情况需自行计算),或者携带小礼物送给接机志愿者以示感谢。
2.14 新生或接机志愿者对于指定的另一方如有不满,可向UTCSSA提出重新安排要求,UTCSSA在经过调查后将依据实际情况作出处理。
2.15 新生抵达Austin机场后,请前往Baggage Claim区域,从二楼Terminal乘自动扶梯下到一楼的Baggage Claim大厅时可能会见到来接你的志愿者。如果在扶梯处没见到接你的志愿者,请先前往Baggage Claim区域提取你的托运行李,然后携带行李在Baggage Claim大厅正中央的一尊人物雕塑旁边等待接你的志愿者,该雕塑面对大厅正门,距离正门出口约5米。
2.16 如果等不到且又联系不上志愿者,可以电话联系CSSA接机Coordinator;或者可以自行乘坐出租车或Super Shuttle前往你的目的地,出租车费用大约$3/mile,Super Shuttle相当于多人拼车的出租Van,可指定目的地,乘坐一次费用为$15-20。

3 管理须知——接机志愿者篇

3.1 任何热心为新生提供帮助的人都可申请,经UTCSSA审核后成为接机志愿者。
3.2 请在UTCSSA官方网站(www.utcssa.net)的新生页面如实填写《接机志愿者登记表》,带有(*)部分为必填信息。接机志愿者的姓名和所属部门信息将被公开在UTCSSA论坛,以接受广大网友的监督。
3.3 接机志愿者的申请将接受UTCSSA新生工作组的审查,如果审查未通过,申请人会收到接机Coordinator的告知邮件;如果在7天内未收到邮件,则默认成为注册的新生接机志愿者,信息会公布在UTCSSA论坛。
3.4 接机志愿者可在UTCSSA论坛上浏览申请接机的新生信息,并主动联系接机Coordinator(ut.newcomer@gmail.com)说明想接机的新生名单。如志愿者与待接机新生之前已认识,无需UTCSSA提供联系方式即可进行联络,志愿者可以个人而非UTCSSA志愿者身份接机,该接机行为与UTCSSA无关。
3.5 接机Coordinator一般每个星期向志愿者发送一次最新登记的接机请求名单。如某新生在出发前10天时尚未有志愿者提供接机,Coordinator则向所有志愿者重发该新生的接机请求。如某接机志愿者愿意向其提供接机帮助,请查阅《新生接机登记表》确认该新生尚未安排接机之后,向Coordinator说明接机意向。接机Coordinator则会将志愿者与待接机新生的联系方式发与对方,获得双方确认后更新《新生接机登记表》。
3.6 接机志愿者在获得新生联系方式后应主动与该新生联系,接机计划若无变动,之后UTCSSA将不再负责双方的联络工作。如果接机志愿者与新生之间在获得联系信息7天内无法取得联系,或发生其他紧急状况,请主动与接机Coordinator联系说明状况(ut.newcomer@gmail.com),接机Coordinator将协助进行联络或重新安排接机。
3.7 在接机现场,如被接新生没有确定的临时住处,而接机志愿者亦无法提供临时住处,接机志愿者有权即刻终止接机服务,并通报接机Coordinator。
3.8 如新生抵达Austin的航班班次或时间发生变化,而新生未通知接机志愿者变更信息,接机志愿者在按原定航班时间接机未果后,有权中止接机义务。
3.9 接机志愿者在接机过程中应注意安全,如因接机志愿者主观过失而造成对新生安全的威胁或对新生财物利益的损害,UTCSSA保留协助新生通过法律手段追究责任的权利。
3.10 每年3-4月UTCSSA将进行新一年的接机志愿者登记工作,上一年的接机志愿者将被自动加入到新一年的志愿者列表并得到邮件通知,如不愿继续担任志愿者可回复邮件要求退出接机志愿者列表。
3.11 新生或接机志愿者对于指定的另一方人员如有不满,可向接机Coordinator提出重新安排要求,接机Coordinator在经过调查后将依据实际情况作出处理。
3.13 志愿者抵达机场接机时,可前往地面层的Baggage Claim大厅等候新生。接机者可在从二楼Terminal下到一楼Baggage Claim大厅的自动扶梯处等候。如果在扶梯处没见到要接的新生,且确定所接航班已抵达一段时间,可巡视Baggage Claim大厅正中央的一尊人物雕塑旁边是否有等待接机的新生,该雕塑面对大厅正门,距离正门出口约5米。

4 管理须知——接机Coordinator篇

4.1 接机Coordinator全权负责新生接机服务的安排工作,同时也应对自己掌握的权利负责。UTCSSA起到监督指导作用,并接受新生或接机志愿者对接机Coordinator的投诉(utcssa1982@gmail.com )。
4.2 每年3-4月应在UTCSSA论坛上重新发布新一年的《新生接机登记表》和《接机志愿者登记表》,不得重复使用之前的旧表,以分隔每年的信息,防止资料泄漏。在发布登记表的通知中需提供最少一个紧急联系电话号码。
4.3 发布新的《接机志愿者登记表》时,请将前一年的接机志愿者直接添加到新一年的志愿者列表,并群发邮件询问是否有人要退出新一年的接机志愿者列表。
4.4 在收到新的接机志愿者申请时,接机Coordinator应对申请人提供的资料进行审查,以确保其资料的正确性。接机Coordinator如收到新生对接机志愿者的投诉或接机志愿者对新生的投诉时,应尽快会同新生工作组一起进行调查并作出相应的处理。
4.5 接机Coordinator一般每个星期向志愿者发送一次最新登记的接机请求名单。如某新生在出发前10天时尚未有志愿者提供接机,则Coordinator应向所有志愿者重发该新生的接机请求,并主动为其寻找接机人。
4.6 在每年1-2月和6-10月的接机高峰期,应最少每两天查看一次《新生接机登记表》。高峰期以外的时间段应最少每一个星期查看一次《新生接机登记表》,可在网站通知中注明新生需在填写接机登记表后同时发邮件提醒接机Coordinator。
4.7 接机Coordinator在收到接机志愿者的报名接机后,应尽快更新《新生接机登记表》相应新生的接机安排状态,以让新生和其他接机志愿者了解最新的安排,避免重复报名。
4.8 接机Coordinator在给新生和安排的接机人发了双方的联系方式后,即完成一次接机安排工作。如未收到新生或接机人任何一方的求助信息,接机Coordinator将不再追踪该新生的接机情况。如收到任何一方的投诉信息,接机Coordinator需对情况进行调查后作出处理安排。

5 隐私条款

5.1 接机志愿者不得未经新生本人许可而散布其联系方式,新生不得未经接机志愿者本人许可而散布其联系方式。
5.2 UTCSSA有权收集并保留注册人(注册人包括请求接机的新生和接机志愿者)所提交的信息,作为历史数据进行保存。
5.3 注册人有权利联系接机Coordinator删除自己提交的个人信息记录。
5.4 UTCSSA保护注册人的信息不被泄露给第三方,除非a) 在该管理条例里声明可使用的情况;b) 注册人同意第三方使用其个人信息;c) 只有透露个人信息才能开展的调查工作;d) 应法律程序要求;e) 为维护UTCSSA的合法权益;f) 注册人违反了该管理条例。
5.5 注册人如果认为自己在该系统中的信息被泄露,个人隐私权受到侵害,并且对此感到不满,请及时向接机Coordinator提出书面通知(包括email),并提供详细侵权情况及相关证明。UTCSSA在收到上述书面通知后,将协助其使用法律手段维护自身权益。

6 权力与免责

6.1 UTCSSA有权随时终止新生接机服务系统,有权随时拒绝任何新生的接机请求,有权随时中止任何接机志愿者的志愿者身份。
6.2 《新生接机登记表》和《接机志愿者登记表》信息由注册人自行提供,其内容的真实性、准确性和合法性由填写人自行负责,UTCSSA对此不承担任何责任。
6.3 UTCSSA对注册人因提供错误或虚假信息或未能及时告知信息变更而造成的服务缺失不承担任何责任。
6.4 对新生与接机志愿者双方之间的言行,UTCSSA不负任何责任。接机过程中如果发生交通意外或者造成人身财产损失,UTCSSA不承担任何责任
6.5 UTCSSA尽全力保护注册人的个人信息隐私权,但不承担a) 因技术故障而导致信息泄露;b) 因他人恶意盗取;c) 因注册人有意或无意泄露;d) 因系统服务提供商网站信息泄漏等UTCSSA无法控制的情况造成的个人信息泄露的责任。
6.6 UTCSSA拥有对该管理条例的解释权和修订权。如对该管理条例有任何疑问,请联系接机Coordinator(ut.newcomer@gmail.com)。
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